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Allgemein versteht man unter eine Dokumentation, das Nutzbar machen von Informationen zur weiteren Verwendung. Ziel der Dokumentation ist es, die Dokumentierte Objekte gezielt auffindbar zu machen. In Bereichen des Projektmanagement und der Software Entwicklung sämtliche Schritte und Maßnahmen zu dokumentieren. Ziel dabei soll sein Nachvollziehbarkeit für gewisse Handlungen zu bieten. Zudem bieten Dokumentationen auch einen Lerneffekt.

Qualitätsmerkmale von Dokumentationen sind:

  • Vollständigkeit, Übersichtlichkeit, Verständlichkeit, Strukturiertheit, Korrektheit, Editierbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Integrität/Authentizität und Objektivität

Eine Dokumentation enthält - neben dem eigentlichen Inhalt - folgende Informationen:

  • eindeutige Zuordnung zu einem Prozess
  • verantwortlicher Prozesseigner
  • Datum und Unterschrift der Änderung
  • Abnahmevermerk des Prozesseigners mit Datum und Unterschrift
  • offizieller aktueller Stand des Dokumentes: Datum und Link oder Kopien
  • Liste der Anlagen mit Links oder Kopien

Das Phasenmodell Bearbeiten

1. DefinitionsphaseBearbeiten

1.1 Sinn der Phase Projektdefinition

Vor Beginn eines Projekts verfügt im Allgemeinen niemand über den nötigen Plan, wie das "Problem" aussieht und schon gar nicht, wie es gelöst werden könnte. Um diese "Null-Plan-Situation" in den Griff zu bekommen, muss ein Projekt daher vor Beginn klar definiert werden, in dem man versucht, folgende Fragen konkret zu beantworten:
  • Wie sieht das Ausgangsproblem aus?
  • Wie konnte es zu diesem Problem kommen?
  • Wer ist der Auftragsgeber?
  • Welche Ziele verfolgt das Projekt?
  • Welche Mittel stehen für das Projekt zur Verfügung?
  • Bis wann soll das Projekt fertig sein?
  • Wer soll dem Projektteam in welcher Funktion angehören?
  • Wie soll das Projekt organisiert werden?

Diese Fragen sollten unbedingt in der Phase der Projektdefinition geklärt werden. Wie dies genau und systematisch gemacht werden kann:

1.2 Projektmanagement in der Phase der Projektdefinitionen

1.2.1 Beschreibung und Analyse des Problems
Bei Projekten geht es immer darum, dass die derzeitige Situation IST-Zustand erheblich von einem gewünschten Zustand = Soll-Zustand, abweicht.
Um ein komplexes Problem zu analysieren geht man folgendermaßen vor:
Zuerst beschreibt man das Problem ganz genau und dann analysiert man die Problem Ursache.
Ziel dieser Analyse ist es, mehr über das Problem zu erfahren, um daraus die Aufgabenstellung des Projekts und effektive Lösungswege zu entwickeln.


1.2.2 Problembeschreibung
Bei der Problembeschreibung soll das Problem näher erfasst werden. Dazu werden Antworten auf folgende Fragen gesucht:
  • Wie kann die derzeitige Situation beschrieben werden?
  • In welchen Unternehmensbereichen bzw. bei welchen Produkten/Prozessen tritt das Problem auf?
  • Seit wann tritt das Problem auf?
  • Welche betriebswirtschaftlichen Auswirkungen hat das Problem?
  • Welche Personen sind beteiligt?

2. Planungsphase


3. Durchführungsphase


4. Abschlussphase

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